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Tu es au travail, concentré·e sur un dossier. Tu reçois un mail. Tu l'ouvres.
Pendant que tu rédiges ta réponse, ton téléphone vibre. Tu regardes rapidement la notification.
Puis un·e collègue vient te poser une question. Tu lui réponds, avant de retourner à ton mail.
Et là, tu te demandes ce que tu étais en train de faire avant tout ça.
(ah oui, le dossier)
À la fin de la journée, tu as l'impression de ne pas avoir arrêté une seule seconde. Pourtant, tu n'as pas forcément avancé autant que tu l'aurais voulu.
Alors, pourquoi faire plusieurs choses à la fois peut-il nous rendre moins efficaces, alors qu'on a justement l'impression de gagner du temps ?
Spoiler : notre cerveau n'est pas aussi doué pour le multitâche qu'on aimerait le croire.
Ton cerveau ne fait pas vraiment plusieurs choses à la fois
On entend souvent dire qu'il faut être capable de faire plusieurs choses simultanément pour être efficace au travail.
Mais notre cerveau a certaines limites.
Lorsque deux tâches demandent une attention importante, il est généralement difficile de les réaliser exactement au même moment sans que leurs performances soient affectées.
Prenons un exemple : tu peux marcher tout en discutant avec quelqu'un. Ces deux activités sont suffisamment compatibles pour être réalisées ensemble dans de nombreuses situations.
En revanche, essaie de rédiger un mail important tout en suivant attentivement une réunion.
Tu risques de perdre le fil de l'une des deux activités.
Pourquoi ? Parce que certaines opérations mentales nécessaires à ces tâches entrent en concurrence. Notre cerveau ne peut pas toujours traiter plusieurs informations complexes simultanément avec la même efficacité.
Il doit alors souvent passer rapidement d'une tâche à l'autre. C'est ce qu'on appelle le task switching, ou changement de tâche. Et contrairement à ce qu'on pourrait imaginer, ces allers-retours ne sont pas gratuits.
Changer constamment de tâche a un coût
Imagine que tu travailles sur un document et que tu décides de répondre rapidement à un message.
Tu interromps ta rédaction, tu lis le message, tu réfléchis à ta réponse, puis tu retournes à ton document. Sauf qu'une fois revenu·e dessus, tu dois retrouver où tu en étais, ce que tu voulais écrire et quelle était ta prochaine étape.
Ton cerveau doit donc réorienter son attention et réactiver les informations nécessaires à la tâche initiale. Et tout cela prend un certain temps.
En psychologie cognitive, on parle de coût du changement de tâche (switch cost).
Les recherches montrent que passer d'une tâche à une autre peut ralentir les réponses et augmenter les risques d'erreurs, particulièrement lorsque les tâches nécessitent des opérations mentales différentes. Bien sûr, ce coût varie selon la difficulté des activités, leur familiarité et la manière dont elles s'enchaînent.
Mais imagine maintenant que tu répètes ce processus des dizaines de fois dans une journée. Un mail. Une notification. Un dossier. Un appel. Un autre mail. Une nouvelle demande.
À force, tu peux passer une bonne partie de ton temps à retrouver le fil de ce que tu étais en train de faire.
Et pendant ce temps-là, ton travail n'avance pas forcément aussi vite que prévu.
Pourquoi on a quand même l'impression d'être plus productif·ve ?
Parce qu'être occupé·e et être efficace, ce n'est pas exactement la même chose.
Quand tu passes ta journée à répondre à des messages, à traiter des demandes et à cocher des petites tâches sur ta liste, tu peux avoir l'impression d'avoir énormément travaillé. Et ce n'est pas forcément faux : tu as peut-être réellement accompli beaucoup de choses.
Mais cela ne signifie pas que tu as avancé efficacement sur les tâches les plus importantes ou les plus exigeantes.
Une journée remplie de petites actions peut laisser très peu de place à un travail qui demande une concentration prolongée. Et puis, certaines tâches offrent une satisfaction immédiate. Répondre à un mail, terminer une petite demande ou cocher une case sur sa liste permet de constater rapidement qu'on a accompli quelque chose.
À l'inverse, travailler pendant une heure sur un projet complexe peut donner l'impression d'avancer lentement, même si ce travail est particulièrement utile.
C'est pourquoi notre impression de productivité ne correspond pas toujours à notre efficacité réelle.
Le multitâche peut ainsi nous donner le sentiment d'être constamment dans l'action, sans nécessairement nous permettre de travailler plus vite ou mieux.
Les interruptions compliquent encore les choses
Jusqu'ici, on a surtout parlé des moments où tu décides toi-même de changer de tâche. Mais au travail, ce n'est pas toujours toi qui choisis.
Il y a les notifications, les appels, les questions des collègues, les demandes urgentes ou encore les réunions qui s'enchaînent. Et certaines interruptions peuvent rendre le retour à la concentration particulièrement difficile.
Pourquoi ? Parce que lorsque tu quittes une tâche inachevée, ton attention ne se déplace pas toujours complètement vers la suivante. Une partie de tes pensées peut rester tournée vers ce que tu viens d'interrompre.
C'est ce qu'on appelle le résidu attentionnel (attention residue).
Par exemple, tu es en train de préparer une présentation importante lorsque tu dois interrompre ton travail pour assister à une réunion. Pendant cette réunion, tu continues peut-être à penser à ta présentation, aux éléments qu'il te reste à terminer ou à une idée que tu ne veux pas oublier.
Résultat : tu es physiquement en réunion, mais ton attention n'est pas entièrement disponible pour ce qui s'y passe. Et lorsque tu retournes à ta présentation, il te faut parfois encore un moment pour retrouver ta concentration.
Toutes les interruptions ne sont évidemment pas négatives. Certaines sont nécessaires, utiles ou permettent même de faire une pause bienvenue.
Mais lorsqu'elles sont nombreuses, imprévisibles ou qu'elles surviennent pendant des tâches exigeantes, elles peuvent compliquer considérablement notre travail.
Est-ce que tout le monde est aussi mauvais en multitâche ?
Pas exactement.
Nos capacités à gérer plusieurs activités dépendent notamment de la nature des tâches, de notre expérience et de leur degré d'automatisation.
Plus une activité devient familière et automatisée, moins elle peut nécessiter d'attention consciente. C'est notamment pour cela que certaines personnes expérimentées arrivent à réaliser des gestes professionnels tout en discutant.
Mais cela ne signifie pas qu'elles peuvent traiter un nombre illimité d'informations simultanément. Même avec de l'entraînement, certaines limites de notre attention restent présentes.
Et puisqu'on parle de multitâche, profitons-en pour démonter une petite idée reçue : non, les femmes ne sont pas naturellement meilleures que les hommes pour faire plusieurs choses à la fois. Les recherches scientifiques ne montrent pas de supériorité féminine générale dans ce domaine. (Parce que gérer le boulot, les enfants, les courses et toute la maison, ce n'est pas forcément un super-pouvoir. C'est peut-être juste de la charge mentale en plus.)
Bref, le multitâche n'est pas une compétence magique réservée à certaines personnes.
Et surtout, ce n'est pas toujours la meilleure manière de travailler.
Comment travailler plus efficacement sans chercher à tout faire en même temps ?
Bonne nouvelle : tu n'as pas besoin de devenir une machine à concentration pour améliorer ta façon de travailler. Quelques ajustements peuvent déjà aider à limiter les changements de tâche inutiles.
1. Regrouper les tâches similaires.
Plutôt que de consulter tes mails toutes les cinq minutes, tu peux, lorsque ton poste le permet, prévoir certains moments pour les traiter. Cela évite de devoir interrompre constamment une autre activité.
2. Prévoir des moments de concentration.
Certaines tâches demandent davantage d'attention que d'autres. Rédiger un document, analyser des données ou préparer un projet complexe peut nécessiter un environnement avec moins d'interruptions.
Lorsque c'est possible, réserver un créneau à ces activités peut faciliter leur réalisation.
3. Réduire les notifications inutiles.
Toutes les notifications ne nécessitent pas une réponse immédiate. Désactiver certaines alertes ou utiliser un mode concentration pendant une tâche exigeante peut limiter les sollicitations.
4. Garder une trace de ce que tu fais avant une interruption.
Si tu dois interrompre une activité, noter rapidement où tu en es et quelle est la prochaine étape peut faciliter la reprise.
Par exemple : “Reprendre la partie 3 du dossier et vérifier les chiffres du tableau.” C'est tout bête, mais cela évite de devoir reconstruire entièrement ton raisonnement.
5. Ne pas confondre pause et changement de tâche.
Passer d'un dossier compliqué à ses mails n'est pas nécessairement une véritable pause. Ton cerveau continue de traiter des informations et de répondre à des sollicitations.
Faire quelques pas, s'étirer, regarder par la fenêtre ou simplement s'éloigner quelques minutes de son écran peut offrir une vraie coupure.
Et surtout, il faut rappeler quelque chose d'important : tout ne dépend pas de toi.
Si ton poste exige de répondre immédiatement à des demandes, si tu es constamment interrompu·e ou si ton organisation valorise le fait d'être disponible à chaque instant, tu ne peux pas forcément décider de travailler sans interruption.
Améliorer les conditions de concentration peut aussi nécessiter des changements collectifs : clarifier les urgences, organiser les échanges ou prévoir des moments où les interruptions sont limitées.
Un petit mot de la fin 💌
Faire plusieurs choses à la fois n'est donc pas toujours synonyme d'efficacité.
Lorsque les tâches demandent beaucoup d'attention, passer constamment de l'une à l'autre peut nous ralentir, augmenter les risques d'erreurs et compliquer notre concentration.
Et même si certaines activités peuvent parfaitement être réalisées simultanément, cela ne signifie pas que notre cerveau est capable de tout gérer en même temps. Alors, plutôt que d'essayer de faire quinze choses à la fois pour être plus productif·ve, peut-être qu'on pourrait déjà commencer par se laisser la possibilité d'en terminer une tranquillement.
(et non, répondre à un mail pendant une réunion n'est pas forcément un talent à ajouter sur ton CV)
Parce que travailler efficacement, ce n'est pas nécessairement en faire toujours plus. C'est aussi pouvoir travailler dans des conditions qui respectent le fonctionnement de notre cerveau.
Et si tu as besoin d'être accompagné·e pour retrouver un quotidien professionnel plus serein, je propose des consultations individuelles ainsi que des ateliers en entreprise pour prendre soin de sa santé au travail, grâce à des conseils simples et concrets.
